In questo articolo Medusa informatica vuole dare il proprio pensiero su quale sia il miglior “Document Management System”.
I software di “Document Management” (DMS) sono sempre più presenti nel mercato dell’informatica; questi strumenti sicuramente aiutano le aziende ad organizzare i loro processi ma spesso non sono concepiti per farlo in modo economico, duraturo e pronti a recepire ed adattarsi alle costanti evoluzioni tecnologiche.
E’ ovvio che oggi investire tempo e risorse nei documenti cartacei non ha futuro, chiunque può scegliere un qualsiasi soluzione per evitare il rischio che le copie cartacee dei documenti si deteriorino e che la responsabilità della conservazione digitale di tali copie venga delegata a figure interne spesso senza esperienza specifica sull’argomento e sulle normative di legge.
Fondamentale quindi la scelta di un Document Management System (DMS) in grado di soddisfare tutte le problematiche di integrazione con l’ ”ecosistema aziendale” per migliorare l’accuratezza dei processi e diminuire gli errori.
Medusa Informatica propone la sua visione che, alla luce dell’esperienza e del focus continuo sull’innovazione e del rinnovamento dei prodotti, in ambito Client, Web e Mobile, porta soluzioni, competenze e riconoscibili vantaggi.
Il nostro pensiero sul miglior “Document Management System” prevede una visione che non può prescindere da questi punti:
- Integrazione delle tecnologie
Le soluzioni DMS, o suite che integrano diverse soluzioni, devono avere sempre più la caratteristica di essere “all-in-one”, l’errore che può verificarsi nelle organizzazioni per minimizzare i costi della gestione documentale è utilizzare prodotti diversi, non integrabili. - Le tecnologie utilizzate per lo sviluppo dei prodotti DMS devono consentire di:
- Gestire il processo per la digitalizzazione dei documenti
- Assicurare il workflow dei processi che hanno per oggetto i documenti aziendali
- Consentire la gestione della base dati documentale
- Dare accesso in velocità ai documenti attraverso processi e funzioni
- Permettere la conservazione sostitutiva e consentire una esibizione dei documenti conservati con totale sicurezza del rispetto delle norme di legge
- Analisi del contenuto duplicato
La suite DMS dovrebbe aiutare il cliente ad analizzare potenziali duplicazioni del contenuto, evitare l’accumulo di documenti inutili nello spazio di storage e di utilizzare solo ed esclusivamente le versioni ultime ed aggiornate riferite al ruolo degli utenti. - Compliance con le regole aziendale e con le leggi
I processi di gestione dei documenti codificati all’interno del software DMS devono consentire all’azienda di tenere sotto controllo sia le regole aziendali che quelle stabilite dalle entità che regolano il mercato. La disponibilità di documenti elettronici è un punto chiave quando si devono seguire regole di processo stringenti, questa possibilità può aiutare a risparmiare, velocizzare i processi ed evitare sanzioni da parte degli enti regolatori. - Collaborazione efficace
Uno dei vantaggi di poter disporre di un sistema DMS è la possibilità di mettere in atto i processi di collaborazione necessari per risparmiare tempo evitando disguidi nelle attività critiche per l’azienda. - Sicurezza ed efficacia
Il software deve fornire un accesso rapido, sicuro ed efficace per tutti i documenti aziendali. Le funzioni di indicizzazione e di supporto al recupero dei documenti devono consentire accessi rapidi, sicuri ed integrati rispetto alle differenti applicazioni.
In sintesi le soluzioni DMS sono strumenti fondamentali per la realizzazione di obiettivi strategici aziendali. Tali obiettivi si possano riassumere come segue:
- Riduzione dei costi
- Migliorare la produttività dei processi di business
- Aumentare la sicurezza nella gestione documentale
- Diminuire il ciclo di gestione del processo
- Migliorare l’accuratezza dei processi e diminuire gli errori.
Il nostro know-how nella realizzazione di progetti software oggi è sempre più dedicato alla concretizzazione di obiettivi non solo riferiti alle “regole basiche” della gestione documentale, alla portata di molti competitor nell’immediato, ma verso soluzioni focalizzate al miglioramento dei workflow procedurali, alla riduzione di costi ed errori, che siano in grado di affiancare nel tempo la naturale e costante evoluzione dei processi aziendali.