CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Il cliente di Medusa Informatica può decidere di affidare a quest’ultima la archiviazione e la conservazione sostitutiva di tutti i tipi di documenti cartacei e digitali in suo possesso, o di parte di essi.

Ciò avviene a norma di legge, con il vantaggio per il cliente di ottimizzare la gestione degli spazi e degli archivi e nel pieno rispetto delle necessità di accesso da parte del cliente stesso alla totalità dei suoi asset documentali tramite i software e le procedure che Medusa Informatica mette a disposizione.

La sostituibilità del documento cartaceo con il documento elettronico, debitamente provvisto di firma digitale e di marcatura temporale, è prevista dal Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze.

La Documents Intelligence si realizza quindi anche attraverso l’ottimizzazione logistica del trattamento dei documenti, che solo un partner di esperienza come Medusa Informatica può realizzare con piena competenza e totale condivisione dei benefici.

Conservazione digitale di tutti i tuoi documenti DDocArchive è interfacciabile a qualsiasi struttura informatica presente in azienda e non prevede nessun intervento tecnico e tecnologico da parte del cliente. Il cliente inserisce i suoi documenti su cartelle locali che vengono inviati alla piattaforma tramite diverse modalità di connessione (ftp, web services, curl, etc.). Il documento viene adattato alle specifiche del servizio di conservazione: le informazioni obbligatorie vengono estratte dai file e, nel caso di formati spool, vengono prodotti file PDF personalizzabili nei contenuti e nella grafica. Il documento viene archiviato, indicizzato e conservato digitalmente con l’apposizione della firma digitale e della marca temporale secondo le regole fissate dalla normativa. L’integrazione con le soluzioni DMS sviluppate da Medusa Informatica ed i propri partners consente la gestione dei cicli attivo e passivo permettendo di acquisire le informazioni sia da documenti elettronici che cartacei, effettuarne la scansione elaborandone un’immagine digitale dalla quale estrarre i dati necessari alle registrazioni contabili verso qualsiasi soluzione ERP. A partire da questo momento, tramite il sito operativo diDDocArchive, il cliente potrà accedere a un’interfaccia web in cui visualizzare i documenti, effettuare eventuali ricerche, verificare informazioni specifiche inerenti il processo di archiviazione. L’infrastruttura della piattaforma DDocArchive è stata concepita per garantire la massima sicurezza sia a livello fisico che a livello logico. Ai fini della sicurezza il punto cruciale di tutto il servizio è rappresentato dal server di firma comunemente noto come HSM (Hardware Security Module) che consente di effettuare le cosiddette firme massive o firme automatiche su moli elevate di documenti. L’HSM utilizzato da DDocArchive rappresenta un “unicum” in quanto, non solo possiede i massimi requisiti di certificazione previsti in sede comunitaria (CC EAL4+) debitamente certificati in sede OCSI ma, l’accesso ai certificati di firma in esso contenuti avviene tramite un doppio livello di sicurezza: l’accreditamento dell’utente verso il servizio tramite UID e Password e l’utilizzo del certificato per mezzo di un alias e un PIN (modificabile a discrezione dell’utente). Questa procedura, peraltro totalmente automatizzata, è l’unica atta a garantire che solo e soltanto il titolare del certificato sia autorizzato al suo utilizzo.

In particolare, DDocArchive gestisce:

• gli adempimenti prescritti dalla normativa come ad esempio la conservazione digitale a norma ai fini fiscali dei documenti in formato elettronico: 10 anni per le fatture attive e passive e quanto previsto dalla legge per gli altri tipi documento.
• l’apposizione di firma digitale e marca temporale
• l’aggiornamento costante sulle regole imposte dalla normativa
• la generazione dell’impronta da inviare all’Agenzia dell’Entrate per il periodo di conservazione
• l’eventuale assunzione del ruolo di Responsabile della Conservazione
• i controlli per il rispetto delle regole in materia di conservazione digitale
• il supporto legale.

Inoltre, il servizio DDocArchive comprende:

• l’attivazione degli utenti opportunamente profilati e dei tipi di documenti d’interesse aziendale
• la possibilità di creare il fascicolo cliente/agente per dar modo ai propri clienti e/o agenti di reperire on-line tutti i documenti, fiscali e non, inerenti al rapporto con l’azienda
• un supporto tecnico e un servizio clienti ad alto valore aggiunto.

DDocArchive garantisce la tracciabilità e la documentabilità di ogni singola attività effettuata, assicurando maggiore controllo nella gestione dei documenti durante l’intero ciclo di lavorazione e contribuendo al miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia dei processi, con una conseguente riduzione dei costi di archiviazione.