Cos’è l’ Automazione Documentale

Presidiare l’output di documenti dal gestionale e intercettarne i flussi permette di avere un controllo completo sulla generazione e distribuzione dei documenti. Questo garantisce una maggiore coerenza e qualità, riducendo la possibilità di errori o duplicazioni.

La gestione della produzione grafica e fisica dei documenti tramite strumenti evoluti consente di ottenere risultati più professionali e di alta qualità. Sia che si tratti di documenti cartacei o digitali, l’utilizzo di strumenti avanzati permette di creare un’estetica uniforme e accattivante, garantendo una migliore rappresentazione dell’azienda verso i propri clienti e partner commerciali.

Un’ aspetto importante dell’automatizzazione della gestione documentale è la possibilità di seguire l’evoluzione del documento nel suo iter organizzativo tramite workflow. Ciò significa che è possibile definire dei processi strutturati per la revisione, l’approvazione e la distribuzione dei documenti, assicurando che vengano seguite le procedure aziendali e riducendo il rischio di perdite o ritardi.

La possibilità di ricercare documenti digitali utilizzando parametri di ricerca evoluti rappresenta un ulteriore vantaggio dell’automatizzazione della gestione documentale. Grazie all’indicizzazione dei documenti, è possibile effettuare ricerche rapide e precise, facilitando la localizzazione di informazioni specifiche e risparmiando tempo prezioso.

Quando ci si occupa della gestione documentale nell’ambito degli acquisti aziendali, l’obiettivo principale è ottimizzare la gestione dei servizi necessari per sostenere l’attività produttiva. Si tratta di gestire in modo efficiente l’operatività aziendale, cercando di minimizzare i costi.

La gestione della fatturazione, sia attiva che passiva, insieme a tutti i documenti di proprietà di un’azienda o di uno studio professionale, richiede un impegno importante e delicato che richiede la massima attenzione. Dal 2019, l’emissione di fatture elettroniche è diventata obbligatoria entro 12 giorni dall’operazione, rendendo fondamentale una conoscenza dettagliata delle procedure e delle differenze tra le due attività. Lo scopo del nostro articolo è chiarire ogni dubbio e incertezza, in modo che i professionisti contabili del futuro possano muoversi con sicurezza.

Inizialmente, si procede con l’archiviazione elettronica dei documenti, garantendone l’associazione tra di essi. Successivamente, la documentazione relativa al flusso degli acquisti viene organizzata in fascicoli elettronici dedicati. L’amministrazione e la gestione dell’approvazione dei documenti, insieme al collegamento logico tra documenti fisici e digitali, sono gestite dal sistema di gestione documentale, che trasferisce i fascicoli informatici chiusi e le serie informatiche chiuse al sistema di conservazione.

Il sistema di conservazione, in conformità all’art. 44, comma 1-bis, del CAD 1, assicura la conservazione dei fascicoli informatici chiusi e delle serie informatiche chiuse, trasferendoli dagli archivi correnti o di deposito. Si occupa anche dei fascicoli informatici e delle serie ancora aperte, trasferendo i documenti in essi contenuti in base alle specifiche esigenze dell’ente, con particolare attenzione ai rischi di obsolescenza tecnologica.

Il sistema di conservazione garantisce la conservazione, dalla presa in carico allo scarto, dei seguenti oggetti digitali, attraverso l’adozione di regole, procedure e tecnologie che ne assicurano le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.

L’amministrazione, gestione e approvazione dei documenti costituiscono un processo cruciale per garantire l’efficienza organizzativa. In questo contesto, l’approvazione di documenti fisici e digitali richiede una rigorosa supervisione per assicurare la conformità normativa e la coerenza aziendale. I documenti fisici, come contratti cartacei, devono essere integrati fluidamente con le controparti digitali attraverso sistemi avanzati di archiviazione elettronica. Il legame logico tra le due forme documentali è fondamentale per agevolare l’accesso, la tracciabilità e la revisione, garantendo così una gestione documentale integrata e conforme agli standard normativi.

Oggi, ci concentriamo sulla gestione documentale e sui flussi di lavoro, i due elementi fondamentali per potenziare la relazione con i clienti, se combinati correttamente. La gestione documentale si riferisce al modo in cui le informazioni e i documenti aziendali vengono archiviati, organizzati e gestiti all’interno dell’organizzazione. I workflow servono per automatizzare e controllare i flussi informativi e i vari processi aziendali.

Le Linee Guida dell’AgID forniscono alla Pubblica Amministrazione tutte le indicazioni necessarie per gestire il delicato processo di trasformazione digitale. I documenti informatici delle pubbliche amministrazioni rappresentano atti e fatti rilevanti dal punto di vista giuridico ed economico e devono pertanto essere gestiti correttamente. Le Linee Guida sono rivolte a Pubbliche Amministrazioni, Enti gestori di pubblici servizi, Società a controllo pubblico, privati (per le parti di competenza) e soggetti privati che erogano servizi alla Pubblica Amministrazione, in ottemperanza a quanto previsto nell’art. 2 commi 2 e 3 del Codice dell’Amministrazione Digitale.

Durante questa fase, vengono esaminati e compresi i flussi documentali esistenti nell’organizzazione. Si identificano le fonti, i percorsi e le interazioni dei documenti per ottimizzare il processo di gestione.

Si procede con la valutazione degli obiettivi specifici del cliente in termini di efficienza, sicurezza e accessibilità dei documenti. Questo passo è cruciale per personalizzare la soluzione alle esigenze individuali dell’organizzazione.

Sulla base delle analisi condotte, vengono proposte e progettate soluzioni di automazione. Queste possono includere l’implementazione di software dedicati, flussi di lavoro digitali e sistemi di archiviazione avanzati.

Le soluzioni predisposte vengono implementate nel sistema esistente. Questo passaggio coinvolge la configurazione del software, la migrazione dei dati e l’integrazione con i processi operativi correnti.

Dopo l’attivazione, si fornisce supporto continuo per garantire una transizione senza intoppi. L’assistenza comprende la formazione del personale, la risoluzione di eventuali problemi iniziali e la verifica dell’allineamento delle soluzioni con gli obiettivi iniziali del cliente.