Il miglior software di “Document Intelligence”

Document Management Medusa Informatica_

I software di “Document Management” sono sempre più presenti nel mercato dell’informatica; questi strumenti sicuramente aiutano le aziende ad organizzare i loro processi ma spesso non sono concepiti per farlo in modo economico, duraturo e pronti a recepire ed adattarsi alle costanti evoluzioni tecnologiche.

E’ ovvio che oggi investire tempo e risorse nei documenti cartacei non ha futuro, chiunque può scegliere un qualsiasi software documentale per evitare il rischio che le copie cartacee dei documenti si deteriorino presto e che la responsabilità del mantenimento nella “vita digitale” di tali copie risieda solo sul manager di riferimento (spesso con poco tempo a disposizione per la verifica dello stato d’uso) ma solo un prodotto di Document Intelligence di fatto elimina un asset fisico che ha un valore economico molto basso rispetto ad alti costi di gestione.

Come deve essere il miglior software di Document Intelligence dunque?
Medusa Informatica propone la sua visione che, alla luce dell’esperienza e del focus continuo sull’innovazione e del rinnovamento dei prodotti, in ambito Client e Web, porta soluzioni, competenze e capacità nel quotidiano per ottenere nuovi vantaggi.

Il nostro pensiero prevede una visione che non può prescindere da questi punti:

  1. Integrazione delle tecnologie
    Le soluzioni di Document Intelligence, o suite che integrano diverse soluzioni, devono avere sempre più la caratteristica di essere “all-in-one”, l’errore che può verificarsi nelle organizzazioni per minimizzare i costi della gestione documentale è utilizzare prodotti diversi, non integrabili.
  2. Le tecnologie di Document Intelligence devono essere in completa sintonia in un concerto in cui gli strumenti software devono consentire di:
    1. Gestire il processo per la digitalizzazione dei documenti
    2. Assicurare il workflow dei processi che hanno per oggetto i documenti aziendali
    3. Consentire la gestione della base dati documentale
    4. Dare accesso in velocità ai documenti attraverso processi e funzioni
    5. Permettere la conservazione sostitutiva e consentire una esibizione dei documenti conservati con totale sicurezza del rispetto delle norme di legge
  3. Analisi del contenuto duplicato
    La suite di Document Intelligence dovrebbe aiutare il cliente ad analizzare potenziali duplicazioni del contenuto, evitare l’accumulo di documenti inutili nello spazio di storage e di utilizzare solo ed esclusivamente le versioni ultime ed aggiornate riferite al ruolo degli utenti.
  4. Compliance con le regole aziendale e con le leggi
    I processi di gestione dei documenti codificati all’interno del software di Document Intelligence devono consentire all’azienda di tenere sotto controllo sia le regole aziendali che quelle stabilite dalle entità che regolano il mercato. La disponibilità di documenti elettronici è un punto chiave quando si devono seguire regole di processo stringenti, questa possibilità può aiutare a risparmiare, velocizzare i processi ed evitare sanzioni da parte degli enti regolatori.
  1. Collaborazione efficace
    Uno dei vantaggi di poter disporre di un sistema di Document Intelligence è la possibilità di mettere in atto i processi di collaborazione necessari per risparmiare tempo evitando disguidi nelle attività critiche per l’azienda.
  1. Sicurezza ed efficacia
    Il software di Document Intelligence deve fornire un accesso rapido, sicuro ed efficace per tutti i documenti aziendali. Le funzioni di indicizzazione e di supporto al recupero dei documenti devono consentire accessi rapidi, sicuri ed integrati rispetto alle differenti applicazioni.

In sintesi i prodotti di Document Intelligence sono strumenti fondamentali per la realizzazione di obiettivi strategici aziendali. Tali obiettivi si possano riassumere come segue:

  • Riduzione dei costi
  • Migliorare la produttività dei processi di business
  • Aumentare la sicurezza nella gestione documentale
  • Diminuire il ciclo di gestione del processo
  • Migliorare l’accuratezza dei processi e diminuire gli errori.

Il nostro know-how nella realizzazione di sistemi software, oggi è sempre più dedicato alla concretizzazione di obiettivi che risolvano non solo le regole basiche del “Document Management”, alla portata di molti, ma che seguano l’evoluzione della “Document Intelligence”, visione imprescindibile per la gestione dei processi aziendali.

Confrontiamoci per raggiungere i vostri obiettivi utilizzando la migliore esperienza ed i prodotti adatti, nella nuova ottica della “Document Intelligence”.

Document Intelligence Medusa Informatica

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