I software di gestione dei documenti, spesso noti come sistemi di gestione file, vengono utilizzati per organizzare, recuperare velocemente e mantenere al sicuro i file.
Nonostante siano destinati alla gestione di fascicoli individuali o di gruppo, come carte d’ufficio, atti e altre informazioni offrono all’utente la capacità di lavorare con più file contemporaneamente, creando, inserendo, modificando, ricercando e producendo report.
È più corretto concepire il software di gestione dei file come una parte di una più ampia strategia di gestione delle informazioni che funge da componente organizzativa.
Il tuo sistema operativo mantiene un file system gerarchico (le directory contengono file che sono sottodirectory sotto di esse), mentre un sistema di gestione dei documenti ti consente di organizzare i dati in base a come sono nominati file e cartelle, come sono organizzate le sottocartelle e come i file contenuti all’interno di quelle sottocartelle sono gestiti dall’utente. Ciò semplifica quindi la ricerca e il recupero di ciascun file in qualsiasi momento.
I vantaggi dell’utilizzo di una Soluzione Software di gestione dei File
La maggior parte dei vantaggi che otterrai dall’utilizzo di un sistema di gestione dei documenti o di un software di tracciamento dei file sono i seguenti:
- Semplicità nell’organizzazione dei documenti
- Ricerca e recupero veloce dei file
- Archiviazione e recupero sempre più sicuri
- Tracciamento dei file migliorato ai fini dell’archiviazione e dell’eliminazione dei file duplicati
- L’abolizione dei sistemi di archiviazione cartacei
- Molto altro …
Medusa Informatica per la Gestione dei tuoi Documenti
Medusa Informatica è un’unica piattaforma di informazioni aziendali che consente di gestire contenuti, procedure e favorisce la collaborazione sui documenti, aiuta le aziende di tutto il mondo favorendo una maggiore flessibilità, efficienza e successo. Offre la gestione dei documenti aziendali (EDMS), la gestione dei casi, la gestione dei processi aziendali (BPM), la sincronizzazione e condivisione dei file aziendali e l’acquisizione di tutto su un’unica piattaforma.
Ti consente di salvare i tuoi file elettronici e condividerli attraverso la rete, da file server Windows o Linux ai dispositivi di archiviazione appositamente creati, senza dover installare alcun software aggiuntivo. Pertanto, non dovrai investire in una costosa soluzione di archiviazione per il tuo sistema Medusa Informatica come conseguenza di questa funzionalità.
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