Il software di gestione dei documenti è diventato uno strumento essenziale per aziende e organizzazioni di vari settori. Con il volume sempre crescente di documenti digitali è fondamentale disporre di un sistema affidabile in grado di organizzare, archiviare e recuperare le informazioni in modo efficiente. Per aiutarti a navigare tra la miriade di opzioni disponibili abbiamo compilato un elenco delle funzionalità che dovresti verificare per operare la scelta giusta.
1. Repository centralizzata dei documenti
Uno dei vantaggi più significativi del software di gestione dei documenti è la sua capacità di creare un archivio centralizzato per tutti i tuoi documenti. Questa funzionalità elimina la necessità di schedari fisici e consente un facile accesso ai file da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. A seconda delle proprie caratteristiche aziendali e è importante verificare che il software proponga soluzioni modulari e possa essere implementato in modi diversi, ad esempio come un server condiviso accessibile da tutte le postazioni di lavoro oppure fornendo un servizio in Cloud.
2.Controllo della versione
Il controllo di versione è una parte essenziale dei sistemi di gestione e tenere traccia delle diverse versioni dei documenti e delle modifiche può essere difficile senza adeguati meccanismi di controllo. Il software di gestione dei documenti deve risolvere questo problema salvando automaticamente più iterazioni di un documento insieme a una marca temporale che indichi quando ciascuna versione è stata creata o modificata. Grazie al controllo di versione si deve poter verificare chi ha operato una modifica e quando. Dopo ogni modifica le precedenti versioni del documento devono restare disponibili per la consultazione e il confronto, mentre la più recente è quella automaticamente proposta per le operazioni.
3.Archiviazione sicura dei dati
Nel passaggio alla conservazione digitale dei documenti è fondamentale valutare l’aspetto della sicurezza, dalla protezione dei dati al rispetto delle normative della privacy, specialmente con l’intensificarsi delle minacce informatiche. E’ importante assicurarsi che il sistema scelto integri misure adeguate, quali il controllo storico delle password, politiche di sicurezza sui menù e sulle cartelle, autenticazioni a due fattori, cifratura dei file, geolocalizzazione degli accessi, firewall e autenticazione degli accessi esterni (LDAP o AD). Tutte misure che garantiscono che le informazioni sensibili rimangano protette da accessi non autorizzati o violazioni.
4.Controllo degli accessi
Strettamente collegato al punto sulla sicurezza è quello del controllo degli accessi. Gli accessi ai documenti aziendali sensibili devono essere adeguatamente limitati in base ai ruoli e alle autorizzazioni degli utenti. I sistemi di gestione dei documenti forniscono funzionalità di controllo granulare degli accessi che consentono agli amministratori di determinare chi può visualizzare, modificare o eliminare ciascun documento in base alle autorizzazioni definite. Tale funzionalità consente alle organizzazioni di conformarsi facilmente alle normative di sicurezza, promuovendo un approccio di sicurezza incentrato sui dati limitando l’accesso solo a dipendenti o gruppi specifici.
5.Funzionalità di ricerca efficiente
rapidamente file specifici diventa vitale. Il sistema di gestione scelto deve offrire funzionalità di ricerca efficienti ma altrettanto semplici e intuitive. E’ importante che si possano eseguire ricerche Full-text indicando parole o parti di testo contenute nel documento o nei suoi metadati come titolo, parole chiave e tag. E’ preferibile che siano integrati anche altri strumenti di ricerca come la ricerca per Etichette o la ricerca per Parametri (sulle Proprietà del documento) e che vengano utilizzati diversi algoritmi specifici a seconda della lingua del documento. I gestionali più avanzati consentono anche di visualizzare l’anteprima e poter lavorare sui documenti già nella schermata di ricerca, senza dover aprire ulteriori finestre. In questo modo gli utenti possono individuare facilmente i file rilevanti migliorando sensibilmente la produttività.
6.Strumenti di collaborazione
La collaborazione è spesso fondamentale nei processi aziendali che richiedono il contributo di più parti interessate su progetti, revisioni di documenti e approvazioni. Avere strumenti di collaborazione integrati nel software di gestione dei documenti facilita il lavoro di squadra senza interruzioni. Gli utenti possono lavorare contemporaneamente su documenti condivisi eliminando conflitti di versione o comunicazioni via e-mail non necessarie.
Funzioni quali le procedure di Check-in e Check-out, rubriche di contatti integrate, conferme di lettura, calendari integrati facilitano la collaborazione e limitano le possibilità di errori.
Inoltre, funzionalità collaborative come annotazioni, commenti e tracciamento dei documenti rendono più semplice per i team fornire feedback e tenere traccia delle modifiche in tempo reale.
7.Automazione
Il software di gestione dei documenti deve fornire funzionalità di automazione capaci di semplificare i processi, far risparmiare tempo e ridurre gli errori manuali. I processi devono poter essere modellati secondo le esigenze lavorative dell’azienda. Gli amministratori devono poter creare, gestire, importare o esportare velocemente modelli di workflow anche sofisticati, in grado di eseguire numerose operazioni in serie o in parallelo. In questo modo molte attività tradizionalmente eseguite manualmente, come l’organizzazione dei file, le convenzioni di denominazione, le conversioni di file, la pianificazione dei promemoria e le notifiche, vengono eseguite meccanicamente con l’automazione del flusso di lavoro, consentendo ai dipendenti di dedicarsi ad attività di maggior valore. Queste automazioni per rendere efficiente la gestione dei documenti devono consentire transazioni multiple in uscita, time-out sulle attività e messaggi personalizzati per le notifiche.
8.Integrazione
Una soluzione di gestione dei documenti efficiente deve potersi integrarsi perfettamente con altri strumenti aziendali comunemente utilizzati dalle organizzazioni. Questa integrazione garantisce un flusso di dati fluido tra i sistemi migliorando la produttività e l’efficienza.
Dalla capacità di integrazione con piattaforme CRM o ERP all’importazione diretta da cartelle esterne o caselle di posta, il sistema gestionale deve consentire agli utenti di accedere ai documenti direttamente dai flussi di lavoro esistenti.
9.Accesso mobile
La mobilità è sempre più cruciale nel mondo lavorativo e non solo. Che si tratti di un dipendente da remoto, di un professionista che si sposta sempre in luoghi diversi o che partecipa spesso a riunioni fuori ufficio, o semplicemente di un utente in viaggio che vuole controllare un dato, è essenziale che gli utenti possano accedere facilmente ai documenti ogni volta che lo richiedono. I sistemi di gestione dei documenti ideali devono prevedere funzionalità di accesso mobile senza comprometterne la sicurezza. È preferibile che siano incluse funzionalità di lavoro offline (non sempre si ha a disposizione una connessione affidabile) che permettano di consultare, modificare e reinserire i documenti nel sistema. La flessibilità di poter accedere ai documenti mentre sei in movimento migliora la produttività e la collaborazione indipendentemente dalla posizione in cui vi trovate.
Scegli la Gestione Documenti di Medusa Informatica
In conclusione, i software di gestione dei documenti offrono un’ampia gamma di funzionalità che possono migliorare significativamente l’efficienza, la produttività e la sicurezza all’interno di qualsiasi organizzazione, ma è importante sapersi orientare e scegliere la soluzione più performante. Con repository centralizzati, meccanismi di controllo della versione, opzioni di archiviazione sicura dei dati, funzionalità di ricerca efficienti, capacità di collaborare perfettamente con i colleghi tramite strumenti integrati Medusa Informatica risponde perfettamente a tutte le caratteristiche presentate. In particolar modo la sua esemplare capacità di integrazione con altre piattaforme di terze parti consente un flusso di dati regolare tra i sistemi in qualsiasi condizione si trovi ad operare.