Scopri l’obbligo di conservazione dei verbali nella mediazione civile. Un’analisi delle normative che guidano la gestione documentale in questo ambito legale. Introdotto l’obbligo per tutti gli organismi di mediazione, di conservare (e “esibire”) a norma ogni documento inerente al procedimento di mediazione civile.
Mediazione civile per una Comunicazione Semplice
«La mediazione civile è il procedimento con cui un mediatore facilita la comunicazione e il negoziato tra le parti al fine di supportarle nella ricerca di un accordo relativo alla loro lite». Questo quanto recita il Uniform Mediation Act statunitense, dando una buona definizione del mediatore giuridico. La mediazione dunque è un’attività necessaria in diversi ambiti, dalla mediazione internazionale, a quella familiare, etnico-culturale, giuridica e civile. La conclusione di qualsiasi tipologia di mediazione avviene tramite la redazione di due tipologie di documenti:
- Verbale, fa fede dello svolgimento della mediazione e viene redatto sia in caso di esito positivo che in caso di esito negativodella procedura, secondo quanto stabilito dall’art. 11 comma 1 del d.lgs. n. 28 del 2010 che recita: «Se è raggiunto un accordo amichevole, il mediatore forma processo verbale al quale è allegato il testo dell’accordo medesimo». Mentre al comma 4 del medesimo articolo possiamo leggere: «Se la conciliazione non riesce, il mediatore forma processo verbale con l’indicazione della proposta; il verbale è sottoscritto dalle parti e dal mediatore …» Il Verbale dunque viene sottoscritto dal mediatore e dalle parti.
- Accordo di composizione della lite: redatto solo in caso di esito positivo della mediazione, sottoscritto solo dalle parti, ed è considerato a tutti gli effetti una scrittura privata così come da art. 2702 del codice civile.
E proprio su questa “sottoscrizione” che va posta la nostra attenzione, perché ancor prima che avvenisse la Riforma del Processo civile era possibile svolgere le mediazioni in maniera telematica, dunque in videoconferenza e “sottoscrivere” gli atti tramite firme elettroniche così come prescritto dall’art. 21 del Codice dell’Amministrazione Digitale, che attribuisce al documento informatico gli stessi requisiti della forma scritta «tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità».
Ma quindi qual è la vera novità?
La “riforma Cartabia 2022” con il d.lgs. 149/2022 ha introdotto l’articolo 8 bis al D.Lgs. 28/2010 e altre modifiche che riguardano aspetti essenziali del procedimento. Il d.lgs. 149/2022 entrerà in vigore il 30 giugno 2023, ma di alcune novità ne è stata anticipata l’entrata in vigore sin dallo scorso 28 febbraio 2023.
In particolare l’art. 8-bis, ha il pregio di cambiare il modello di formazione, gestione, conservazione e di conseguenza “sottoscrizione” del verbale di mediazione informatico, applicando regole chiare e adeguate alla digitalizzazione del paese. Al comma 3 infatti possiamo leggere che: «a conclusione della mediazione il mediatore forma un unico documento informatico, in formato nativo digitale, contenente il verbale e l’eventuale accordo e lo invia [tramite PEC n.d.r] alle parti per la sottoscrizione mediante firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata», concludendo al comma 5 con l’ovvia conseguenza che: «la conservazione e l’esibizione dei documenti del procedimento di mediazione svolto con modalità telematiche avvengono, a cura dell’organismo di mediazione, in conformità all’articolo 43 del decreto legislativo n. 82 del 2005».
Conservare in conformità all’art. 43 del CAD significa che tale conservazione è obbligatoria, come l’esibizione, e si intendono soddisfatte «a tutti gli effetti di legge […] se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida».
Mediazione civile da remoto
Per concludere, la Riforma ha dato la chance ai mediatori di svolgere in maniera più agile ed efficiente le mediazione civile anche da remoto, semplificando quella che era la modalità farraginosa e complicata descritta dall’art. 83, comma 20-bis del D.lgs 18/2020, offrendo la possibilità quindi di concludere tutto in digitale, producendo un unico documento informatico da inviare firmato digitalmente e da far sottoscrivere digitalmente anche alle parti.
Modalità Telematiche
La riforma del processo civile ha introdotto innovazioni significative nel campo della mediazione, rendendo più efficiente e agile il procedimento anche in modalità telematica. Con l’introduzione di normative chiare sulla conservazione e sottoscrizione digitale dei documenti, si apre la strada a una gestione più moderna e conforme alla digitalizzazione del paese.