La Conservazione Digitale a norma è obbligatoria per documenti elettronici come fatture, PEC, LUL e documenti firmati elettronicamente. Tuttavia, può essere estesa a qualsiasi documento con valore legale o suscettibile di contenzioso. Oltre ai file tradizionali, possono essere conservati digitalmente anche dati audio, video, da social media e database esterni. Questo processo richiede un’analisi dei documenti aziendali per determinare la loro gestione. È possibile conservare digitalmente una vasta gamma di documenti, inclusi quelli amministrativi, contratti e file di log IT. La conformità nella conservazione digitale è cruciale per garantire la sicurezza e l’integrità dei dati aziendali nel tempo.
Conservazione della Posta Elettronica Certificata
La PEC (e, dal 2024 la REM – Registered Electronic Mail che rappresenterà lo strumento ufficiale e riconosciuto per scambiarsi messaggi tra cittadini membri dell’Unione Europea) spesso veicola dati che possono avere valenza legale. Si sottolinea che i messaggi non opportunamente conservati perdono completamente il loro valore legale. Non basta che vengano tenuti nella memoria del PC. La legge richiede che i messaggi di posta elettronica certificata con rilevanza giuridica e commerciale siano conservati a norma per 10 anni.
Non è dunque neppure sufficiente affidarsi al solo gestore della casella di posta che di solito, salvo accordi diversi, ha obbligo di tenere i log di trasmissione e ricezione dei messaggi per 30 mesi.
Conservazione Digitale a norma: perché è importante farla
Secondo quanto stabilito dall’articolo 44 del CAD – Codice Amministrazione Digitale il sistema di conservazione digitale assicura autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.
Da un punto di vista più pratico, per essere compliant alla normativa, le organizzazioni devono predisporre un processo che – rendendo partecipi figure specifiche e mediante tecnologie ad hoc – assicuri che siano preservati tutti i dati che caratterizzano il contenuto (in modo che possa essere sempre riprodotto identico all’originale) e anche il vincolo archivistico. Con quest’ultimo si intendono le relazioni logiche e formali che correlano i documenti in un archivio.
Più nello specifico, l’AgID ha fissato le metodologie operative per garantire la protezione dei documenti descrivendo: quali devono essere natura e funzione del sistema, i modelli organizzativi, i profili professionali dei responsabili della conservazione, i compiti dei soggetti coinvolti nel processo.
La legislazione richiede che qualsiasi organizzazione abbia un Responsabile della Conservazione. Il processo da questi predisposto deve essere descritto nel Manuale della Conservazione. Il Responsabile è tenuto ad aggiornare periodicamente tale Manuale in modo che le misure organizzative e le tecnologie siano sempre conformi agli eventuali cambiamenti della legislazione e al passo con l’evoluzione ICT.
Tra gli strumenti imprescindibili per conservare a norma un documento vi sono la firma digitale (realizzata secondo la normativa che la equipara a quella autografa) e la marca temporale, cioè i dati che identificano con precisione l’autore del file e il momento in cui si è verificata la sua produzione. I software specializzati per la gestione documentale forniscono queste tecnologie e supportano le aziende nel disegnare e implementare processi di conservazione corretti.
Vantaggi della digitalizzazione dell’archivio documentale
Le aziende che vanno oltre la semplice obbligatorietà di conservazione ma decidono di digitalizzare il proprio archivio documentale, secondo i principi sopra esposti, hanno il grande vantaggio di poter fruire di un hub centralizzato di informazioni su cui possono disegnare nuovi flussi di lavoro all’insegna della cooperazione tra uffici e persone e di una maggiore efficienza, oltre a liberare l’azienda da archivi cartacei a volte molto ingombranti e di difficile consultazione.
Un sistema di gestione documentale integrato rende questo hub capace di dialogare con i vari applicativi aziendali in modo da fornire loro e inglobare dati per mantenere sempre aggiornato, e facilmente condivisibile, il patrimonio di conoscenza.
In conclusione, la Conservazione Digitale a norma è fondamentale per garantire l’autenticità, l’integrità e la reperibilità dei documenti aziendali, compresi quelli elettronici come la posta elettronica certificata. Rispettare i requisiti normativi non solo è obbligatorio per molte tipologie di documenti, ma offre anche vantaggi pratici e operativi, tra cui una maggiore efficienza e la creazione di un hub centralizzato di conoscenza facilmente accessibile e condivisibile. Un sistema di gestione documentale integrato svolge un ruolo chiave nell’assicurare la conformità normativa e nell’ottimizzare i processi aziendali, consentendo una gestione efficiente dei dati e promuovendo la collaborazione tra dipartimenti e individui.