Medusa Informatica in questo articolo, sottolinea l’importanza di tutelare il valore probatorio della PEC e quali sono le modalità di conservazione che ne garantiscono la tutela.
Ad aprile 2023 sono oltre 12 milioni le caselle PEC presenti in Italia per un volume di circa 3 miliardi di messaggi PEC all’anno.
Probabilmente ormai tutti sanno che la PEC garantisce pieno valore legale alle comunicazioni, al pari di una raccomandata, ed è completamente digitale.
Quello che invece in pochi sanno è che il valore probatorio della PEC ai fini della trasmissione (recapito) certificata e opponibile a terzi va mantenuto in tutto il ciclo di vita del messaggio.
Le PEC a contenuto e rilevanza giuridica e/o commerciale, che hanno una valenza probatoria rappresentano corrispondenza elettronica aziendale, pertanto devono essere conservate per dieci anni in osservanza agli articoli 2214 e 2220 del Codice Civile.
Le modalità di conservazione che permettono di tutelare il valore probatorio della PEC
Inoltre, dato che i messaggi PEC sono dei documenti informatici è obbligatorio conservarli nella modalità elettronica secondo le disposizioni delle regole tecniche attuative del CAD e vigenti nel tempo (art. 43, comma 3, del CAD).
La conservazione della corrispondenza di contenuto commerciale deve essere inoltre assolta anche ai fini fiscali, in ottemperanza dell’art. 22 del D.P.R. n. 600 del 1973.
Fondamentale evidenziare che la traccia informatica della trasmissione via PEC deve essere per legge mantenuta dai Gestori PEC per 30 mesi (contro i 120 previsti dal C.C.) e questa può valere come elemento di prova in eventuale sede giudiziale, tuttavia oltre tale periodo se il mittente o il ricevente dovessero smarrire messaggi e/o ricevute potrebbero perdere prove dal punto di vista probatorio fondamentali sulla trasmissione/ricezione ed il suo contenuto.
Adottare in azienda un servizio di archiviazione e conservazione a norma che preveda, secondo le regole tecniche in materia, di conservare la “Ricevuta completa” (lato emittente), il messaggio PEC ricevuto (lato ricevente) nel formato .eml (conforme alla RFC 2822) e gli eventuali allegati per 10 anni, evita di correre rischi che in molti casi in sede di giudizio hanno portato importanti danni patrimoniali ai soggetti che hanno sottovalutato l’argomento.