La conservazione sostitutiva dei documenti, è una pratica che permette di convertire i documenti cartacei in formato elettronico attraverso la scansione e la successiva digitalizzazione, eliminando la necessità di mantenere le versioni cartacee originali. Questo processo è stato reso possibile grazie all’avvento delle tecnologie informatiche e alla validità legale attribuita ai documenti digitali in molti Paesi. I documenti digitalizzati vengono quindi archiviati in modo sicuro su supporti informatici, come server o dispositivi di archiviazione, e possono essere gestiti attraverso sistemi di gestione documentale (DMS) o altri tipi di software.
I vantaggi della conservazione sostitutiva dei documenti
La conservazione sostitutiva offre diversi vantaggi rispetto alla tutela tradizionale dei documenti cartacei. Innanzitutto, consente di risparmiare spazio fisico, poiché non è più necessario conservare grandi quantità di documenti cartacei. Inoltre, semplifica la gestione e il recupero dei documenti. Poiché i file digitali possono essere indicizzati e organizzati in modo efficiente, consentendo una ricerca rapida e precisa. Infine, riduce il rischio di smarrimento o danneggiamento dei documenti, in quanto le copie digitali possono essere duplicate e protette tramite backup e misure di sicurezza informatica. Tuttavia, è importante tenere conto delle normative legali e delle disposizioni normative relative alla conservazione sostitutiva dei documenti nel proprio Paese. Ogni giurisdizione può avere requisiti specifici per garantire l’integrità, l’autenticità e la validità legale dei documenti digitali archiviati sostitutivamente. Pertanto, è fondamentale adottare le misure di sicurezza adeguate e conformarsi alle norme vigenti.