La corsa verso la digitalizzazione delle imprese deve ancora fare i conti con processi critici che possono essere gestiti in modalità totalmente paperless, come la gestione delle certificazioni materiali. Nello scambio continuo di questa documentazione con clienti e fornitori, le normative giocano un ruolo chiave: è necessario assolvere alla compliance in modo agile, garantendo al contempo fluidità nella gestione quotidiana delle pratiche di supply chain.
Le certificazioni materiali servono ai clienti come prova della qualità di un prodotto. Grazie ai dati riportati in questi documenti, è possibile verificare che la merce sia stata testata e che soddisfi gli standard richiesti sia dalla normativa sia dai clienti stessi. Tuttavia, la gestione di tali documenti spesso si inceppa in colli di bottiglia legati al caos del cartaceo e alla gestione manuale.
GLOBE, per una gestione smart delle certificazioni dei materiali
Grazie a uno scambio dati rapido e puntuale, la soluzione GLOBE permette di delegare alla tecnologia la ricerca e la generazione automatica dei documenti necessari per ogni ordine. Si tratta di un sistema centralizzato per la raccolta, archiviazione e invio delle certificazioni materiali relative a prodotti e lotti di produzione. L’implementazione di questo software riduce l’intervento manuale al minimo, migliorando l’efficienza di un processo altrimenti farraginoso.
Le funzionalità principali nella gestione della certificazione dei materiali
Comprendere i benefici di questo switch tecnologico è fondamentale per dare un boost decisivo alla tua azienda e per ottimizzare le sue performance proprio laddove sono presenti colli di bottiglia. La nuova gestione digitale si svincola dalle logiche di burocratizzazione dei processi per restituire alle imprese procedure “pulite” e liberare dall’intervento umano tutto ciò che può essere controllato in autonomia da una macchina.
Più in particolare, in riferimento alle gestioni delle certificazioni dei materiali, la soluzione GLOBE è progettata per automatizzare in modalità end-to-end tutte le procedure di scambio dati riducendo i tempi di attraversamento grazie a 6 semplici step.
1 – Acquisizione automatica e centralizzata:
La piattaforma acquisisce i documenti interni e dei fornitori raggruppandoli per lotto, cliente o DDT.
2 – Solleciti automatici ai fornitori:
In caso di documenti mancanti per i lotti in entrata, il sistema invia automaticamente e-mail di sollecito ai fornitori.
3 – Rigenerazione file con layout proprietario:
È possibile convertire i documenti dei fornitori in un formato personalizzato per garantire coerenza grafica e riservatezza sulla propria supply chain.
4 – Creazione e archiviazione automatica:
Il sistema può generare ex novo le proprie certificazioni materiali acquisendo dati direttamente dall’ERP o tramite maschere personalizzate.
5 – Individuazione dei certificati corretti:
Integrandosi con ERP e MES, GLOBE raggruppa automaticamente tutti i certificati relativi ai lotti di vendita presenti nel DDT.
6 – Invio automatico:
Una volta individuati, il sistema allega i documenti al DDT di vendita e li invia direttamente al cliente.
I vantaggi della soluzione GLOBE per le certificazioni dei materiali
La tecnologia di business process automation di GLOBE® offre un potente strumento di supporto capace di ottimizzare i processi legati alla gestione della qualità aziendale. Adottata nella gestione documentale dei certificati, ad esempio, la BPA offre numerosi vantaggi, come:
- Riduzione dell’errore umano: le funzionalità automatiche eliminano la necessità di operazioni manuali, azzerando i rischi e ottimizzando i tempi di lavoro;
- Maggiore efficienza: il processo automatizzato di richiesta, acquisizione e gestione dei certificati riduce i tempi di attesa e garantisce che tutti i documenti siano disponibili in tempo per la consegna ai clienti;
- Tracciabilità: la centralizzazione e l’organizzazione dei certificati per lotto, fornitore e DDT migliorano la visibilità e la tracciabilità dei documenti.
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