La proroga concessa per l’avvio del Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR) è scaduta il 15 settembre. Imprese che movimentano rifiuti iscritte al RENTRI con più di 10 dipendenti devono rispettare l’obbligo di emissione del FIR digitale, sia per rifiuti pericolosi che non pericolosi e della relativa conservazione a norma
Non solo emissione: anche la conservazione è un obbligo
Un aspetto spesso sottovalutato riguarda proprio l’Obbligo FIR Digitale RENTRI: il sistema RENTRI non si occupa della conservazione dei documenti. La piattaforma gestisce la trasmissione dei dati, ma la conservazione digitale a norma di FIR e registri di carico e scarico rifiuti resta responsabilità dell’azienda, secondo quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Linee Guida AgID. Con la piattaforma di conservazione a norma fornita da Medusa Informatica è possibile gestire in modo semplice e completo tutti gli adempimenti legati all’Obbligo FIR Digitale RENTRI, dalla conservazione alla consultazione, garantendo la piena compliance e valore legale nel tempo.
Dematerializzazione digitale e OCR evoluto per gli archivi aziendali
Uno degli aspetti più rilevanti riguarda la dematerializzazione documentale. La digitalizzazione degli archivi consente di eliminare progressivamente la gestione cartacea, recuperando spazi fisici e migliorando l’accessibilità alle informazioni. Attraverso sistemi OCR evoluti, le nostre soluzioni AI convertono i documenti in formato digitale e ne interpretano il contenuto, classificandolo automaticamente secondo criteri aziendali predefiniti. In questo modo documenti come fatture, contratti, ordini o comunicazioni possono essere identificati, categorizzati e archiviati senza intervento umano.
Perchè archiviare non basta
Salvare i file su un server o in cloud non equivale a conservarli a norma: senza un processo di conservazione digitale conforme, i documenti non hanno valore legale né sono opponibili a terzi. La conservazione a norma, infatti, deve garantire nel tempo autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti, rendendoli disponibili ed esibibili in caso di controlli, attraverso un sistema in grado di gestire correttamente l’intero ciclo di vita documentale anche rispetto al nuovo Obbligo FIR Digitale RENTRI.
Come mettersi in regola con la normativa
Per adempiere all’Obbligo FIR Digitale RENTRI e ai relativi doveri di conservazione, i FIR devono essere versati in un sistema di conservazione digitale a norma. La piattaforma di conservazione fornita da Medusa Informatica consente di caricare i registri firmati trasmessi al RENTRI e il sistema li conserverà in automatico a norma di legge per il tempo previsto dalla normativa, garantendo i più elevati standard di compliance e sicurezza grazie a un sistema di conservazione certificato ISO 27001 e ISO 9001 per rispondere appieno a ogni Obbligo FIR Digitale RENTRI.
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