La gestione delle fatture fornitori è un aspetto delicatissimo che caratterizza il rapporto tra l’azienda e i suoi partner. Software realizzati ad hoc come GLOBE® consentono di implementare una completa automazione delle fatture dei fornitori, gestendo l’intero ciclo dei documenti fiscali: dalla ricezione al riscontro, fino alla registrazione e conservazione.
Le fatture passive, emesse a seguito di un’operazione di vendita, richiedono estrema attenzione. L’obiettivo delle aziende è essere veloci per rispettare le scadenze, ma anche precisi per non compromettere la propria liquidità o le relazioni commerciali. I dati ISTAT 2024 confermano che oltre il 60% delle PMI sta già adottando attività digitali: la diffusione è in atto, ma i margini di miglioramento passano per la scelta delle giuste soluzioni tecnologiche.
Una panoramica sulla gestione delle fatture fornitori
Con ciclo di fatturazione fornitori si intende l’iter documentale a corredo dell’acquisto di un bene o servizio. Poiché si tratta di gestire un debito collegato a un pagamento, le criticità sono numerose:
- Perdita dei documenti e difficoltà nella tracciabilità;
- Errori di trascrizione dei dati e lunghi tempi di elaborazione;
- Incongruenze nella riconciliazione delle fatture.
Questi problemi generano costi dovuti a ritardi e danneggiano la reputazione aziendale. Per ottenere un’efficace automazione delle fatture dei fornitori, i 5 passi fondamentali sono:
- Valutare approfonditamente le esigenze specifiche dell’organizzazione;
- Selezionare un software compatibile, scalabile e con un supporto tecnico affidabile;
- Pianificare l’adozione dell’applicativo e la formazione del personale;
- Monitorare le performance tramite KPI prestabiliti;
- Prevedere un miglioramento continuo basato sui feedback e sull’evoluzione normativa.
GLOBE®, il software per la gestione delle fatture passive e non solo
Nello specifico, il software è in grado di:
All’interno della suite GLOBE®, le Solutions ingegnerizzate per l’ufficio amministrativo offrono un potente tool per l’automazione delle fatture dei fornitori (riconciliazione e registrazione). Grazie a questa tecnologia, gli utenti risparmiano fino al 95% del tempo e annullano gli errori di data entry.
- Recepire tempestivamente le fatture passive in arrivo tramite connettori appositi;
- Importare ed estrarre i dati applicando la mappatura corretta;
- Recuperare i documenti correlati (DDT, ordini, conferme d’ordine);
- Effettuare il confronto per segnalare anomalie di prezzo o quantità, coinvolgendo i responsabili corretti (Acquisti o Logistica) solo in caso di discrepanze;
- Registrare automaticamente le fatture nel gestionale (ERP) e procedere all’archiviazione a norma di legge.
L’automazione fatture fornitori delega l’inserimento dati al sistema, che compila l’ERP in tempo reale. L’utente interviene solo per risolvere le anomalie indicate con precisione dalla piattaforma. Esplora tutte le funzionalità della suite GLOBE® per l’amministrazione.
I vantaggi generati dall’automazione delle fatture dei fornitori
Tra i vantaggi principali vi è il risparmio di tempo nelle interazioni tra colleghi. Il software attiva workflow automatizzati che raggiungono le persone in tempo reale: la collaborazione aumenta e le interruzioni diminuiscono drasticamente.
D’altra parte, il tempo risparmiato dagli addetti sollevati da mansioni ripetitive potrà essere recuperato per svolgere attività a più alto valore aggiunto:
- Analisi finanziaria e supporto alla direzione;
- Migliore gestione dei rapporti con i fornitori;
- Monitoraggio della conformità in vista di audit.
Questo innesca un circolo virtuoso a beneficio di tutta l’azienda.
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