La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un canale di comunicazione con pieno valore legale in Italia, utilizzato da professionisti, aziende ed Enti Pubblici. A differenza della posta ordinaria, la conservazione a norma dei messaggi PEC non è facoltativa, ma costituisce un obbligo di legge per garantire la validità e l’efficacia probatoria delle comunicazioni nel tempo.
L’obbligo decennale e i rischi della non-conservazione
I messaggi PEC (inviati e ricevuti) devono essere conservati in conformità alla normativa per un periodo di almeno 10 anni.
Ignorare questo obbligo comporta seri rischi, tra cui:
- Perdita di Valore Legale: Senza una conservazione corretta, si perde la capacità di utilizzare il messaggio come prova in caso di contenzioso (liti o cause legali).
- Inadempienza: Impossibilità di dimostrare l’adempimento di obblighi fiscali o amministrativi.
Purtroppo, una scarsa consapevolezza su queste conseguenze spinge spesso a sottovalutare la necessità di un processo di conservazione strutturato e conforme.
Perché i provider non bastano
È fondamentale distinguere tra il servizio del provider PEC e la conservazione a norma:
| Servizio | Copertura | Validità Legale |
| Provider PEC | Log di trasmissione e ricezione (circa 30 mesi). | NON garantisce la conservazione a norma. |
| Conservazione a Norma | Contenuto completo del messaggio e allegati per 10 anni. | Garantisce l’efficacia legale nel tempo. |
I provider conservano i soli log per un periodo limitato, ma questi non includono il contenuto della PEC e degli allegati, che è l’elemento essenziale per la sua validità legale in sede probatoria.
Le fonti normative della conservazione digitale
L’obbligo di conservare i messaggi PEC deriva da un insieme di leggi che ne definiscono i requisiti e la durata:
- Codice Civile:
- Art. 2214: Impone la conservazione di corrispondenza e documenti rilevanti.
- Art. 2220: Stabilisce il periodo di conservazione in 10 anni.
- Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD):
- Art. 43: Stabilisce l’obbligo di conservare i documenti informatici, tra cui le PEC.
- Art. 44: Disciplina i requisiti tecnici per la gestione e conservazione di tali documenti.
- Linee Guida AgID (Agenzia per l’Italia Digitale):
- Definiscono i requisiti tecnici e organizzativi specifici che i sistemi di conservazione devono rispettare per assicurare la validità legale della PEC nel tempo.
Il processo di conservazione a Norma
Salvare semplicemente i file PEC sul proprio computer o, peggio ancora, stamparli non è sufficiente. La stampa, infatti, crea una copia analogica con un valore legale inferiore rispetto all’originale digitale certificato.
La conservazione a norma deve essere un processo di Conservazione Digitale strutturato che utilizza strumenti tecnologici avanzati (come la Marca Temporale e la Firma Digitale) per mantenere nel tempo i seguenti requisiti (detti anche “metadati di validità”):
| Requisito | Significato |
| Autenticità | La PEC conservata è identica all’originale inviato/ricevuto. |
| Integrità | La PEC non è stata alterata in alcun modo dopo l’invio/ricezione. |
| Affidabilità | La PEC è accessibile e consultabile in qualsiasi momento. |
| Leggibilità | La PEC è sempre utilizzabile con software comuni. |
| Reperibilità | La PEC è facilmente ricercabile e rintracciabile. |
In sintesi, adottare un processo di conservazione digitale a norma è l’unica via per garantire non solo la conformità legislativa, ma anche l’estensione per 10 anni del pieno valore legale e probatorio del recapito PEC.
Gestione Semplice e Sicura attraverso la PEC
La gestione di un archivio di PEC conservate a norma può risultare complessa, soprattutto per le aziende o le realtà che gestiscono un elevato volume di messaggi.
Il nostro sistemaper l’archiviazione e conservazione a norma delle PEC è personalizzabile, semplice e sicuro
Il servizio di conservazione copia e trasferisce i messaggi presenti nelle caselle di posta certificata, di qualunque provider esse siano, archiviandoli automaticamente in un ambiente logico e ordinato per la gestione e la consultazione.
Consente quindi di cancellare tranquillamente i messaggi dalle caselle PEC sapendo di acquisire un’archivio di consultazione più confortevole allo stesso tempo creare un archivio a norma, certificato ISO 27001, ISO 9001 secondo requisiti di legge sulla conservazione digitale elettronica che garantisca il valore legale e probatorio dei messaggi nel tempo.
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