Nell’era digitale, in cui nelle aziende arriva un flusso costante di informazioni che rende sempre più necessario un accesso rapido e sicuro ai dati. Il sistema di Document management è fondamentale per garantire l’organizzazione, la conformità normativa e l’efficienza operativa.
Uno dei suoi principali vantaggi riguarda l’organizzazione dei documenti. Con un sistema adeguato, i documenti possono essere catalogati, indicizzati e archiviati in modo coerente e logico, consentendo una rapida ricerca e un recupero facile. Questo elimina la perdita di tempo nel cercare file digitali dispersi in diverse cartelle o dispositivi, e la necessità di avere uno spazio fisico che contenga il cartaceo accumulato. Inoltre, questo sistema garantisce che solo le persone autorizzate possano visualizzare o modificare determinati documenti. Così facendo, si riducono i rischi associati alla perdita o alla divulgazione non autorizzata di informazioni sensibili. Inoltre, un sistema di Document Management adeguato può semplificare il processo di conformità normativa, consentendo alle imprese di rispondere rapidamente a richieste di audit o ispezioni, fornendo prove documentali facilmente reperibili. Nel contesto di un ambiente di lavoro moderno, la collaborazione è fondamentale.
Il Document Management facilita la condivisione dei documenti tra i membri del team, consentendo loro di lavorare contemporaneamente sugli stessi file e tenere traccia delle versioni precedenti. Questo favorisce una comunicazione più efficace, riducendo il rischio di errori o sovrapposizioni. Inoltre, la possibilità di accedere ai documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, grazie alla tecnologia cloud, consente ai membri del team, sparsi in aree geografiche diverse, di collaborare in sinergia, contemporaneamente sugli stessi documenti, anche da remoto, riducendo i tempi di revisione e approvazione
DOCUMENT MANAGEMENT E AUTOMAZIONE
Il Document Management offre anche la possibilità di automatizzare processi ripetitivi o basati su flussi di lavoro. Ad esempio, è possibile creare modelli predefiniti per documenti standard come contratti o fatture, accelerando la loro creazione e gestione. Negli anni Settanta e Ottanta, i sistemi informativi collegati al Document Management erano basati principalmente su supporti fisici come carta e microfilm. I documenti venivano gestiti manualmente, archiviati in cartelle o riposti in grandi magazzini. L’archiviazione, la ricerca e il recupero dei documenti richiedevano spazio, tempo e sforzi considerevoli.
Negli anni Novanta, con l’avvento dei primi computer e della digitalizzazione dei documenti, si è assistito a una maggiore automazione dei sistemi informativi. Negli anni Duemila, sono stati introdotti concetti come la gestione del flusso di lavoro (workflow) e la collaborazione online. I sistemi di Document Management sono diventati più sofisticati e in grado di gestire documenti complessi. Inoltre, supportano funzionalità come la condivisione dei documenti, la revisione collaborativa e la tracciabilità delle modifiche.
WORKFLOW MANAGEMENT
Il workflow management, o gestione del flusso di lavoro, è l’insieme di strategie, procedure e strumenti utilizzati per progettare, automatizzare e gestire in modo ottimale i flussi di lavoro all’interno di un’organizzazione, migliorando l’efficienza e la produttività complessiva.
Il concetto di workflow si riferisce al movimento strutturato dei documenti, delle informazioni o delle attività, attraverso una serie di passaggi predefiniti, da un punto di inizio a uno di arrivo, seguendo una determinata logica o sequenza. Il workflow management si occupa di ottimizzare e gestire questi flussi di lavoro in modo efficiente, garantendo che le attività vengano svolte nel modo corretto, nei tempi previsti e dalle persone appropriate. Questo può coinvolgere diverse fasi, come la creazione, l’assegnazione, l’esecuzione, la revisione, l’approvazione e l’archiviazione dei compiti all’interno di un processo di lavoro.
L’obiettivo principale è aumentare l’efficienza operativa, ridurre gli errori e migliorare la produttività complessiva dell’organizzazione. I software di gestione del flusso di lavoro forniscono strumenti per la definizione dei processi, l’assegnazione delle attività, il monitoraggio dei progressi, la gestione delle scadenze e la generazione di report sulle performance. Questi strumenti consentono alle organizzazioni di modellare i propri processi aziendali in modo strutturato, di visualizzare e gestire il flusso di lavoro in tempo reale e di identificare eventuali inefficienze o ostacoli.