In questo articolo analizziamo come il WORKFLOW MANAGEMENT può aiutare a migliorare l’organizzazione e la gestione del flusso di lavoro.
Il recente periodo pandemico ha obbligato la quasi totalità delle aziende all’adozione di urgenti misure di emergenza lavorativa. Lo smart working è stato fin da subito la strada più ovvia nel tentativo di evitare la totale paralisi del business. In questo contesto sono subito emerse le prime difficoltà operative riferite alle persone che spesso abituate allo scambio di attività ed informazioni tipicamente svolte in un ecosistema “locale” si sono viste costrette all’interazione “remota”.
Uno dei più importanti strumenti utilizzabili per ridurre sensibilmente le criticità dovute a questa nuova modalità operativa è l’adozione di flussi di lavoro svolti sempre da persone ma agevolati da sistemi IT governati da un valido sistema di Workflow Management, disciplina di gestione incentrata sulla struttura del lavoro all’interno delle aree aziendali e su come la collaborazione in team sia fondamentale per finalizzarene gli obbiettivi.
Un workflow, o flusso di lavoro, è la descrizione di un processo attraverso la sua suddivisione in diverse micro-attività, generalmente definite task.
Se un unico compito coinvolge più persone, man mano che i singoli task vengono svolti, il processo passa all’esecutore successivo, compito del sistema di Workflow è anche quello di gestire i compiti assegnati alle varie unità in modo chiaro e ordinato, determinando così un generale miglioramento nella gestione del personale. Potendo monitorare in qualsiasi momento ed in maniera immediata lo stato globale della situazione, si individuano facilmente criticità e rallentamenti così da risalire immediatamente a chi non ha portato a termine la propria attività provocando quindi una interruzione del flusso di lavoro.
Si può impiegare un Workflow Management System anche per migliorare la comunicazione tra le persone e i dipartimenti coinvolti nei processi aziendali.
Quante più persone sono coinvolte in una singola attività quanto più spesso nascono problemi di comunicazione e l’utilizzo della sola e-mail non può garantire un flusso di informazioni fluido e scorrevole tra i vari operatori. È necessario che il lavoro sia coordinato, quindi si deve stabilire chi lavora su cosa e in quale ordine, tutti i membri devono essere aggiornati sullo stato di progresso, su eventuali nuove informazioni inerenti il lavoro e su ciò che è stato completato. Ogni persona coinvolta deve essere in grado di avere una “visione globale” per sapere quando e cosa fare senza dover ricorrere ad altre persone.
La visione globale è la percezione concreta del modo in cui il lavoro “scorre” tra le persone e comprende in sé quattro tipi di informazioni che ogni operatore deve conoscere:
- quali sono i task da eseguire
- il carico di lavoro per ogni task
- chi sta lavorando sul task
- quanto tempo è necessario per svolgere un task (time line) ed eventualmente dove avviene l’attesa.
A volte le imposizioni si trasformano in opportunità, le soluzioni di Workflow Management integrate nei sistemi sviluppati da Medusa Informatica possono aiutare le aziende a cogliere queste opportunità:
Aumentando la collaborazione fra le varie aree aziendali
Diminuendo i tempi e la complessità dei processi legati ai documenti
Abbattendo i costi
Ottimizzare la gestione delle risorse anche in termini di Employee Satisfaction
Aumentando la sicurezza nella conservazione dei dati e delle informazioni
Riducendo gli errori umani
Rispettando le normative